El trabajo híbrido y los nuevos espacios laborales

Tras la pandemia, muchas empresas están repensando el uso que se le dan a sus espacios físicos, orientándose hacia espacios más versátiles en los que la definición de “trabajo” se amplía, pasando de ser únicamente espacios en donde realizar las tareas productivas a incluir otro tipo de actividades relacionadas como talleres, reuniones, actividades creativas y de cohesión de grupo. Esto, aunado a la implementación de soluciones tecnológicas que favorecen el trabajo híbrido, ha propiciado la aparición de dos espacios de trabajo: el físico y el digital. 

En este artículo, vamos a explorar qué es el trabajo híbrido y los nuevos espacios laborales, para entender qué ventajas pueden aportar tanto a tus empleados como a tu empresa.

INVERSIÓN Y APUESTA DE LAS EMPRESAS EN ESTE MODELO DE TRABAJO.

Las empresas se han dado cuenta de las inmensas posibilidades que les aporta combinar estos dos espacios de trabajo, sobre todo a raíz de la pandemia. De hecho, los datos demuestran que esta situación cada vez va más al alza. Si analizamos los datos de un estudio de Gartner sobre el gasto en la nube, podemos observar que el gasto del usuario final en servicios en la nube pública ha aumentado de manera constante y progresiva en los últimos tres años; las ventas de servicios de infraestructura en la nube alcanzaron los 544.000 millones de dólares en 2022, un 21% más que el año previo, que ya había batido récords en gasto.

Las cifras son claras: el teletrabajo está en alza y ha venido para quedarse. Aunque el modelo híbrido de trabajo se popularizó a raíz de la pandemia, grandes empresas como Google y Konecta llevan tiempo empleando este enfoque de trabajo descentralizado, optando por espacios de coworking u oficinas más pequeñas ubicadas en distintos lugares. Esto permite que los grupos de empleados colaboren y compartan ideas de manera más efectiva, teniendo acceso a todas las comodidades de una oficina completa, como una comunidad de trabajo, infraestructura de TI de nivel empresarial y hardware, además de tener mayor libertad en cuanto a su lugar de residencia y desplazamiento.

VENTAJAS Y OPORTUNIDADES QUE ABRE EL MODELO HÍBRIDO DE TRABAJO Y LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL.

Además, el trabajo híbrido supone otras ventajas para los empleados. Algunas de las principales incluyen:

1. Flexibilidad: El trabajo híbrido permite a los empleados tener un mayor control sobre su tiempo y lugar de trabajo, lo que les permite equilibrar mejor sus responsabilidades laborales y personales.
2. Ahorro de tiempo y dinero: Al evitar desplazarse diariamente al lugar de trabajo, los empleados pueden ahorrar tiempo y dinero en transporte y comidas fuera de casa.
3. Mejora de la calidad de vida: Al brindar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, el trabajo híbrido puede ayudar a reducir el estrés y la ansiedad.
4. Mayor productividad: Muchos empleados encuentran que el trabajo híbrido les permite concentrarse mejor en sus tareas, lo que puede aumentar su productividad.
5. Mayor diversidad de oportunidades: Al permitir el trabajo remoto, el trabajo híbrido puede dar a los empleados acceso a oportunidades laborales que de otra manera no estarían disponibles debido a la ubicación geográfica.

Y, ¿QUÉ PIENSAN LOS TRABAJADORES Y LOS LÍDERES DE LAS EMPRESAS SOBRE ESTO?

Algunas cifras interesantes, procedentes de diversos estudios de consultoras referentes como Accenture o Capgemini, afirman:

• El 83% de los trabajadores quiere un modelo híbrido que les permita trabajar desde casa al menos parte del tiempo.
• El 60% de las empresas vio ganancias en productividad en el tercer trimestre de 2020 debido al trabajo remoto.
• El 66% de los líderes de las empresas afirman que su empresa está considerando rediseñar el espacio de oficina para el trabajo híbrido.
• El 82% de las empresas afirma que permitirá a sus empleados trabajar desde casa parte del tiempo en el futuro.
• El 55% de los trabajadores remotos que no utilizaban espacios de coworking antes afirma que se planteará unirse a uno en el futuro, y el 71% de los trabajadores que utilizaban espacios de coworking antes de la pandemia tiene pensado volver.

¿CÓMO SE UNIFICAN DOS ESPACIOS DE TRABAJO APARENTEMENTE TAN DISTANTES COMO SÓN EL FÍSICO Y EL DIGITAL?

Aunque los equipos estén separados geográficamente, es esencial que estén conectados digitalmente para poder colaborar con la misma eficacia que si estuvieran juntos en la misma sala. En este sentido, la tecnología es la fuerza que lo permite. Un servicio alojado en la nube permite que los empleados encuentren y accedan a los documentos almacenados en un repositorio de manera segura y al instante, desde cualquier lugar, lo que ayuda a que los equipos se mantengan actualizados y coordinados. En Evolk ayudamos a las empresas a conseguirlo mediante nuestros servicios de trabajo colaborativo y gestión documental, que hacen posible este nuevo modelo de trabajo.

Además, el uso de la nube permite acceder a los datos y la información de la empresa desde cualquier ubicación, lo que significa que si se requiere documentación en formato físico por razones de cumplimiento, se pueden imprimir, firmar y luego escanear para crear una copia digital. Posteriormente, esta copia se puede enviar al cliente directamente por correo electrónico. 

En Evolk ofrecemos servicios de gestión documental en la nube, con copias de seguridad y ciberseguridad para garantizar el funcionamiento y protección de dichas actividades y datos.Complementariamente, los servicios de impresión y ofimática de Evolk son una excelente opción para facilitar las tareas de impresión en un espacio de coworking. Estos servicios cuentan con funciones integradas que permiten enviar documentos de forma segura por correo electrónico directamente desde el dispositivo al cliente. Esto significa que los documentos pueden ser accesibles desde cualquier lugar y enviados a cualquier destinatario, incluso a una impresora específica. Todo esto ahorra tiempo valioso para la empresa y mantiene los documentos protegidos, lo que hace que esta opción sea perfecta para permitir la colaboración entre equipos distribuidos y remotos.  

¿POR QUÉ PUEDE SER ÚTIL EL SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE?

Este servicio está diseñado para permitir el trabajo remoto, distribuido y móvil a través de la nube. Los empleados pueden seguir el progreso de un flujo de trabajo típico, incluso fuera de la oficina, y controlar la carga y el estado de la documentación.

Si se implementa adecuadamente, el trabajo híbrido puede ofrecer beneficios tanto para la empresa como para los empleados, incluyendo agilidad y ahorro de costos para la empresa, flexibilidad y libertad para los empleados, sin afectar la experiencia de los clientes.

Sin embargo, el camino hacia el éxito puede ser difícil, con desafíos como sentirse desorientado en un entorno altamente cambiante debido a la rápida transformación digital, nuevas amenazas para la seguridad y la pérdida de la productividad del equipo. El secreto del éxito es tener un buen mapa, un gran equipo y las herramientas adecuadas. En Evolk, podemos ayudarte con las tres cosas:

1. HERRAMIENTAS ADECUADAS
   Ofrecemos soluciones de transformación digital que integran hardware, software y servicios para ayudarte a enfrentar los desafíos del trabajo híbrido. Nuestras soluciones permiten a los equipos mantenerse conectados y colaborar de manera segura y fluida, independientemente de su ubicación de trabajo.
2. ORIENTACIÓN Y GUÍA
   Trabajamos en planes personalizados y escalables para empresas de todos los tamaños que trabajan en entornos híbridos. Reconocemos que cada empresa se encuentra en una etapa diferente de su proceso de transformación digital, por lo que podemos ayudarte a establecer objetivos e hitos realistas para optimizar tus espacios de trabajo y adaptarlos a tus necesidades específicas.
3. EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
   En Evolk, no nos limitamos a proporcionar soluciones de transformación digital a corto plazo, sino que nos comprometemos a ser un socio a largo plazo para nuestros clientes. Nuestro equipo de expertos en transformación digital puede ayudarte a integrar y optimizar los flujos de trabajo tanto digitales como en papel, y a automatizar procesos manuales para asegurarte de que tu entorno de trabajo híbrido funcione sin problemas.
   
   Reconocemos que el éxito depende del trabajo en equipo, por lo que ofrecemos una amplia gama de servicios que van desde la implementación hasta el soporte y mantenimiento continuo para garantizar que tus soluciones sigan funcionando perfectamente en el tiempo.

Todos estos elementos combinados hacen de Evolk el socio adecuado para ti. Consulta nuestros servicios para saber más.