La información de las empresas de hoy se reparte entre numerosos canales –tanto digitales como físicos–, complicando su gestión. Como consecuencia, muchas de ellas ya están observando el impacto negativo en sus resultados, que se manifiesta en forma de pérdida de recursos y de tiempo.
Ante ello, una de las principales soluciones que están implantando las empresas es la digitalización de los documentos. Al pasar de la documentación en papel a la digital, los empleados empiezan a encontrar y almacenar todos los datos corporativos en un lugar único, transformando los procesos de negocio. Gracias a esta digitalización documental, las empresas comienzan a gestionar estratégicamente su información, mejorando su productividad.
Si aún te surgen dudas sobre cómo puede beneficiarse tu empresa de la implementación de un sistema de gestión documental, sigue leyendo. Te contamos todas sus ventajas en este blog.
ANTES QUE NADA ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
La gestión documental es el conjunto de procesos y acciones de una empresa para generar, almacenar y recuperar cualquier tipo de documentación existente. No es solo una característica de negocio, sino que es un método de trabajo que tiene como finalidad garantizar que toda la información de la empresa sea fiable y fácilmente accesible para empleados, clientes y proveedores.
Algo que parece tan simple como escanear y organizar los documentos en un único lugar –la nube– ha cambiado la forma de trabajar de la mayoría de empresas. Es lo que conocemos como “implementación de un DMS (Document Manager System)”, que permite recuperar, modificar y archivar los documentos cómodamente, ahorrando tiempo y agilizando las metodologías de trabajo.
¿PARA QUÉ SIRVE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
La información es fundamental para la toma de decisiones y para la correcta ejecución de las actividades en una organización. Por ello, es importante que los equipos de trabajo tengan claro cómo estructurar sus archivos y cómo gestionar sus bases de datos. Si conocen cómo hacerlo correctamente, podrán garantizar:
- Agilidad en el flujo de trabajo.
La automatización de los procesos de gestión documental agiliza la administración, seguimiento y coordinación del trabajo; reduciendo la pérdida de tiempo y posibilitando su asignación a tareas más complejas. - Seguridad documental
Almacenar la información empresarial en un software, permite gestionar permisos de acceso en cada documento, lo que evitará que puedan ser extraviados o robados. - Ahorro de costes
Al poder dejar atrás el formato papel, la empresa ahorra en trámites y, por ende, también en costes; es decir, mejora su margen de eficiencia. - Comodidad de distribución
La comodidad de compartir documentos –tanto a nivel interno como con públicos externos a la empresa– permitirá apartar de los procesos herramientas obsoletas para según qué sectores, como las memorias externas. - Mayor eficiencia
La agilidad juega un papel fundamental en este proceso porque permite modificar errores de forma simple y rápida gracias a la accesibilidad de la información.
TODOS LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CONTADOS A TRAVÉS DEL CASO DE NUEVA DELTA ASESORES.
Una buena gestión documental es crucial para toda empresa –sea del sector que sea– y, gracias a la implementación de un DMS, muchos de los procesos internos pueden verse beneficiados. Esto fue lo que sucedió con nuestro cliente Nueva Delta Asesores, un grupo con más de 30 años de experiencia en materia fiscal, laboral, jurídica y de consultoría.
Gracias a la implementación de un único archivo digital centralizado para toda su documentación, la asesoría pudo no solo evitar la duplicidad y la pérdida de información, sino también:
- Mejorar la organización de documentos porque, tanto los digitales como los físicos suelen acumularse, y su archivación se convierte en una práctica molesta que se soluciona con un sistema de gestión documental.
- Ahorrar tiempo porque los miembros del equipo dejan de emplear su tiempo en trámites, lo que aumenta el margen de eficiencia y genera mayores beneficios.
- Mantener los datos seguros en un entorno digital porque, al contar con un software DMS en la nube, el simple hecho de obtener un historial de revisiones y controlar accesos permite proteger la información.
- Irrumpir lo mínimo en los procesos de trabajo porque los programas de gestión documental permiten integrarse con las herramientas que ya se están utilizando.
- Impulsar el intercambio de conocimientos e ideas entre trabajadores, que pueden acceder a una información centralizada y trabajar en línea de manera colaborativa.
EN POCAS PALABRAS…
Los beneficios de la gestión documental son claros: administrar eficazmente la información permitirá agilizar cualquier proceso en tu empresa.
Si estás buscando cómo aplicar un DMS, lo más importante es que encuentres la manera de que se adapte a tus procesos de trabajo actuales. En Evolk, te ayudamos a hacerlo posible.
