Automatizar la gestión de facturas garantiza la productividad y la eficiencia de toda empresa. Por eso, muchos negocios han dado un paso al frente y ya están aprovechando sus beneficios aplicando la contabilidad automática de facturas en el desarrollo de su trabajo. Si aún no conoces todas sus ventajas, en este artículo las contamos.
¿CÓMO AUTOMATIZAR EL FLUJO DE FACTURAS DE MI EMPRESA?
Para todo negocio, la gestión tradicional de facturas es una solución ideal a la hora de hacer un tratamiento de documentos completo —que se reciben, se contabilizan y, finalmente, se archivan—. Aún así, su gestión puede resultar pesada para los trabajadores; es decir, ralentizar su trabajo y la efectuación de los pagos —lo que puede afectar directamente a los ingresos de la empresa—. Estos obstáculos, totalmente comprensibles, son un freno que, en plena era digital, pueden reconducirse fácilmente.
Contar con un programa especializado en automatización de gestión de facturas permite a cualquier empresa ahorrar tiempo, costes y, en general, ganar productividad. Su funcionamiento se divide en dos fases, que contando con los profesionales adecuados, son fáciles de entender e implementar:
- Se realiza una extracción de toda la información contable de las facturas.
- Se enlaza esta información con el programa de gestión sin necesidad de subirla manualmente.
De esa forma, todo el proceso se acelera posibilitando dedicar el mismo tiempo en otras tareas.
CARACTERÍSTICAS DE LAS SOLUCIONES AUTOMÁTICAS DE CONTABILIDAD DE FACTURAS
Para entender cómo se implementa la automatización de facturas, es conveniente desglosar sus características por partes:
1. Módulo OCR
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR en sus siglas en inglés) es un software que reconoce ópticamente los caracteres contenidos en una imagen. De esta forma, se vuelven comprensibles por un ordenador y su transcripción permite hacer la información más manejable.
2. Captación de imágenes en formato digital
Mediante la captación de imágenes en formato digital se proyecta una imagen de la realidad en el interior del ordenador. Así, su inclusión en el programa, aparte de hacerla más accesible, automatiza fácilmente el proceso de gestión.
3. Generación de los asientos contables
Los asientos contables se anotan para registrar las entradas y salidas de un negocio. Con tal de asentar su actividad rápidamente cada vez que se produce un cambio, es importante automatizarlo digitalmente.
4. Integración con programas de gestión
Una característica positiva de las soluciones automáticas de contabilidad de facturas es que se integra con programas de gestión que pueda estar utilizando la empresa. Por ello, la adaptabilidad juega un papel importante al facilitar su implementación.
5. Control de facturas y gastos
Cuando los datos contables y los impuestos se introducen manualmente, dejan de ser precisos y rápidos. El desarrollo de alternativas digitales a estos procesos, aparte de mejorar las características anteriores, facilitar el análisis de movimientos y actuar a tiempo en caso de que sea posible.
6. Homologación con la Agencia Tributaria
El proceso tecnológico permite liberarse del papel sin renunciar a un control estricto y verificado de la documentación integrada. Es por ello que todos los documentos escaneados serán admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
7. Archivo digital de la documentación
Todos los documentos se exportan digitalmente para garantizar una mayor accesibilidad y rapidez a la hora de realizar su gestión.
8. Búsqueda por contenido
Tener la posibilidad de buscar el contenido de los documentos es una solución que permite ganar eficiencia en la operativa de cualquier empresa a la hora de buscar información concreta.
9. Organización efectiva de la información
Una buena estructura informativa permite desperdiciar el menor tiempo y recursos posibles para encontrar cualquier tipo de documentos.
BENEFICIOS DE IMPLANTAR UNA SOLUCIÓN DE AUTOMATIZACIÓN DE FACTURAS
Tanto si la automatización viene implementada dentro de una plataforma de gestión como si hace uso de herramientas especializadas, en cualquier asesoría, gestoría o empresa se generan una serie de beneficios significativos con su instalación:
- Automatización. Las tareas administrativas son esenciales para la vida de toda empresa, pero llevarlas a cabo no siempre es una tarea rápida. El uso de la tecnología para automatizar estas tareas repetitivas y tediosas, permite una intervención humana mínima. Así, todas ellas se gestionan a tiempo real, posibilitando tomar conciencia de la salud financiera y el estado de las cuentas del negocio.
- Agilidad. La implementación de soluciones digitales es adaptable a las herramientas utilizadas por la compañía. Por ello, cuando se habla de ellas no se refiere a realizar un cambio en la manera de trabajar del negocio, sino en agilizar su flujo de trabajo integrando soluciones actualizadas.
- Análisis. Si toda la información se canaliza en una misma dirección, permite ser controlada y ordenada de manera segura rápidamente. Así pues, su función principal trata de simular el ojo humano, evitando cometer errores que deben ser revisados posteriormente.
- Ahorro. Ahorrar en las horas mensuales que se dedica a tareas administrativas, significa también dejar de destinar tiempo en otras igual o más importantes. Por ello, el ahorro de tiempo invertido en ellas convierte la asesoría, gestoría o empresa; en una fuente de crecimiento a nivel de trabajo, capital y progreso técnico.
EN POCAS PALABRAS…
Como todos conocemos, igual que se desempeña la gestión de facturas en papel, también puede hacerse en formato digital. Para agilizar los procesos operativos, es muy común que las asesorías y gestorías gestionen sus facturas automáticamente consolidando varios procesos en una única plataforma de Inteligencia Artificial. Una solución que puede aplicarse a cualquier tipo de empresa que quiera ganar en productividad y ahorrar tiempo en trámites innecesarios.
Todo el equipo de EvolK está aquí para conseguir que tu negocio sea eficiente en todos los aspectos ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos con una solución a medida.
