5 pasos para la Digitalización de Procesos en tu empresa

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Digitalización y transformación
3 min

¿Estás pensando en digitalizar tu empresa? ¡Genial! Entonces es que ya conoces la importancia de la digitalización para las empresas.

¿No lo tienes claro?
Antes de adentrarte en la digitalización de procesos, quizá te interese saber qué es la digitalización o por qué apoyarse en una consultoría digital para alcanzar tus metas de transformación digital.

Los negocios digitalizados pueden conducir a nuevas oportunidades y crecimiento empresarial, ¿te gustaría saber cómo digitalizar los procesos dentro de tu empresa? Nos basamos en nuestra experiencia en transformación digital y te explicamos los 5 pasos a seguir para conseguirlo.

1. Análisis de los procesos y herramientas

Si buscas transformar digitalmente tu empresa, es importante que encuentres cuáles son tus necesidades reales, pues es un proceso que no se puede estandarizar. Por eso, el análisis debe ser siempre el primer paso de todo proyecto de digitalización. Esta primera fase te permitirá conocer a fondo los procesos de trabajo y cómo están organizados dentro de tu negocio. 

¿Cómo? Mediante una toma de datos que permite entender qué tareas son indispensables y analizar qué dificultades se sobrellevan en el trabajo diario o en qué se está viendo perjudicada la compañía.

Para que esta primera fase se lleve a cabo con éxito, deben estar implicadas todas las partes: empresa, responsables, empleados y expertos en transformación digital.

2. Planificación según las necesidades encontradas

En esta segunda fase, la mejor opción para tu empresa es contar con la ayuda de un equipo experto en transformación digital que, una vez haya recabado toda la información, busque las soluciones digitales que mejor resuelvan las dificultades encontradas durante la primera fase. 

Ten en cuenta que una buena empresa especializada no planteará una simple instalación de un software, sino que ideará una estrategia con la que puedas sacar partido a cada herramienta según tus necesidades. Esto quiere decir que planteará soluciones que se adapten a las herramientas actuales que ya tiene tu compañía. ¡No se trata de suprimir lo que ya hay, sino de sacarle nuevo partido!

Durante esta fase, asegúrate de ser partícipe del proceso. Es el momento de solventar dudas, dar tu opinión, plantear nuevas reuniones, replicar y proponer tus ideas.

3. Definición de la propuesta tecnológica

Llegados a este punto, es momento de desarrollar una propuesta tecnológica concreta que, mediante la digitalización de procesos internos, te permita mejorar la organización, disminuir los costes y el impacto ambiental.

En general, se suele plantear esta fase como un recorrido:

  • Recuerda tus retos de negocio y por qué tienes interés en mejorar procesos internos. ¡No pierdas de vista estos objetivos! Es lo que asegurará que la propuesta encaje con las necesidades reales de tu empresa.
  • Visualiza toda la información recopilada en las fases anteriores: situación actual de la compañía, tareas que se llevan a cabo, herramientas digitales disponibles… Solo con estos datos en mano, podrás tomar decisiones acerca de la tecnología que emplearás, cómo la usarás y qué alcance tendrá el proceso. Una de las claves para asegurar el éxito de la propuesta es inspirarte con ejemplos de otras empresas. Así, verás cómo mejorará tu trabajo y el del resto de empleados y podrás evaluar de forma tangible los beneficios que tendrá la digitalización de procesos para tu empresa. 
  • Por último, debes fijar el presupuesto que le vas a dedicar, y también analizar el retorno de la inversión que tendrá la empresa gracias al ahorro en costes.

Como te decíamos anteriormente, lo óptimo es contar con el apoyo de un equipo de transformación digital que pueda acompañarte y aportar su conocimiento y experiencia en este campo. 

4. Instalación de las herramientas digitales

Un punto importante que debes tener en mente es que, para asegurar el éxito de cualquier proyecto de digitalización, es vital plantearlo con las personas en el centro. La tecnología no pretende ponértelo más difícil, al contrario, tiene un papel de apoyo en la optimización de procesos de tu empresa. Por lo tanto, tómala como tu aliada.

Cuando te dispongas a implementar el software elegido, asegúrate que el equipo que realiza la instalación te acompaña en el proceso y te ofrece una primera formación de uso, tanto a ti como a tus empleados. Entender paso por paso cómo funciona y resolver posibles dudas es fundamental para facilitar la adopción de las nuevas tecnologías

Lo principal es que tanto la instalación como la adaptación se puedan llevar a cabo de forma fácil, rápida y sin afectar al trabajo diario. En Evolk, realizamos todas las formaciones necesarias hasta que los usuarios sean totalmente autónomos en el uso de las nuevas herramientas. Y también respondemos todas las dudas que puedan surgir en el camino.

5. Evaluación y optimización

¿Recuerdas que antes te decíamos lo importante que es tener en mente tus objetivos durante todo el proceso? Bien, porque en esta fase toca evaluar que la transformación digital que has aplicado a tu empresa, los cumple. 

Además, también es el momento de medir el nivel de uso de las nuevas herramientas, los procesos que está mejorando, las dificultades o posibles incidencias que hayan surgido… y plantear las optimizaciones necesarias.

En definitiva, teniendo en cuenta lo rápido que evoluciona la digitalización, tendrás que estar en constante alerta para detectar nuevas oportunidades o necesidades que vayan surgiendo. Y, siempre que lo requieras, ponerte en contacto con tu equipo de transformación digital para que te ayuden a hacer un seguimiento.

El proceso explicado mediante un caso real

Uno de nuestros clientes, dedicado a la innovación tecnológica sostenible en sectores industriales, se encontraba con el reto de querer automatizar todos sus procesos de impresión, escaneado y copia para mejorar su eficiencia y disminuir su impacto medioambiental. Para ayudarle a alcanzar su objetivo, en Evolk realizamos una completa auditoría (paso 1) en la que analizamos, junto con todo su equipo, el funcionamiento del negocio, los procesos de trabajo y las herramientas disponibles.

Una vez analizados todos los datos, desarrollamos una estrategia de digitalización (paso 2) adaptada a sus particularidades como compañía para, posteriormente, trasladarla a una propuesta tecnológica concreta (paso 3): la implementación de la herramienta Image Runner Advanced de Canon. Una herramienta y solución innovadora que permitió a nuestro cliente:

  • Digitalizar toda su información analógica y facilitar su acceso en cualquier momento y lugar.
  • Automatizar sus flujos de trabajo, realizar seguimientos continuos de los datos y asegurar que se comparten de la forma más eficiente.
  • Estandarizar sus procesos potenciando su homogeneidad, transparencia, seguridad e intuitividad independientemente del dispositivo usado por el usuario.
  • Reforzar la seguridad y el cumplimiento del RGPD.
  • Reducir el impacto ambiental mediante el “Programa de reciclaje de cartuchos” de Canon y el certificado Blue Angel en el equipamiento.

Además, instalamos esta herramienta (paso 4) Image Runner Advanced de Canon en menos de un mes, minimizando así la interrupción de las tareas de la empresa. Y medimos el impacto (paso 5) que tenía esta nueva solución, viendo que:

  • Aumentó la productividad de la empresa y se redujeron sus costes totales de impresión en un 41%.
  • Se desarrolló una plataforma evolutiva adaptada a las necesidades presentes y futuras de los procesos de su negocio.
  • Se minimizaron la huella de carbono y la contaminación acústica.
  • Se incrementó la agilidad e inmediatez del servicio, se aportó mayor confidencialidad y protección de su know-how.

En pocas palabras…

Digitalizar los procesos internos de tu empresa es un gran paso hacia la transformación digital. La adopción de tecnologías que optimicen tu trabajo y el de tus empleados es clave para mejorar el rendimiento de la compañía, disminuir los costes y reducir el impacto ambiental. Eso sí: nunca pierdas de vista tus objetivos y hazlo siempre poniendo a las personas en el centro. Recuerda que la tecnología es tu aliada.

La tecnología debe ser tu aliada. Apoyarte en ella te ayudará a mejorar los procesos internos de tu empresa.

Y ahora que ya conoces paso por paso cómo digitalizar los procesos de tu empresa, es hora de ponerte manos a la obra. No olvides que, siempre que lo necesites, puedes apoyarte en un equipo experto en transformación digital. 

En Evolk, somos especialistas en Digitalización de Procesos y estamos aquí para ayudarte.

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