Gestión documental con seguridad

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Digitalización y transformación
5 min

En un mundo digital dónde la seguridad de la información es primordial, la gestión documental se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas. 

En un artículo anterior, exploramos en profundidad los beneficios y características de la gestión documental, proporcionando una visión general de cómo esta solución puede optimizar los procesos documentales en las organizaciones. En esta ocasión, nos adentramos en otro aspecto fundamental: su seguridad. 

Sabemos que proteger la información confidencial, cumplir con regulaciones y normativas, evitar la pérdida de datos, facilitar la colaboración segura y tener un mayor control sobre los documentos son aspectos que generan preocupación en muchas empresas. Por este motivo, en este artículo nos centraremos en hablar de esos aspectos clave de seguridad que ofrecen los sistemas de gestión documental y cómo puedes utilizarlos para proteger la información sensible de tu organización.

 Aspectos clave de la seguridad al usar un gestor documental:

Cuándo se trata de la seguridad de una empresa, los gestores documentales cubren varios aspectos fundamentales para proteger la información.  Al utilizar un gestor documental, se garantiza la seguridad en los siguientes aspectos:

  1. Control de acceso: Permiten establecer permisos y privilegios específicos para cada usuario, lo que significa que puedes asignar con precisión quién tiene el derecho de ver, editar o eliminar archivos. Esto garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información confidencial, evitando así cualquier divulgación no deseada o acceso no autorizado.

    Además de los permisos individuales, los gestores documentales también facilitan la creación de grupos y definición de roles. Puedes agrupar a los usuarios en categorías según su función o departamento, y luego asignar permisos a esos grupos en conjunto. Esto simplifica la administración de permisos al evitar tener que asignarlos individualmente a cada usuario.
  2. Seguimiento de actividad: Es otra característica importante de los gestores que fortalece la seguridad de tus documentos. Registran y auditan todas las acciones realizadas en los archivos, proporcionando  un registro detallado de los usuarios que han accedido y modificado al documento, así como la fecha y hora en la que se realizaron estas acciones.

    Imagina que tienes un archivo importante y quieres saber quien ha estado accediendo a él. Mediante esta función de seguimiento de actividad, puedes consultar fácilmente un historial que te mostrará quiénes han interactuado con el archivo, cuándo lo hicieron y qué modificaciones realizaron.

    El seguimiento de actividad también es una herramienta para detectar cualquier actividad sospechosa. Si notas algún acceso no autorizado o modificaciones inesperadas, puedes investigar el asunto, cambiar las contraseñas de acceso y notificar al administrador del sistema para proteger la integridad de tus documentos.
  3. Copias de seguridad y recuperación de datos: Imagina esta situación: has invertido horas de trabajo en la creación y edición de un documento crucial para tu negocio. Sin embargo, de repente, ocurre un fallo en el sistema o, incluso peor, por un error humano se elimina accidentalmente el archivo. ¿Qué haces en esa situación?

    Aquí es donde entran en juego las copias de seguridad y la recuperación de datos. Los gestores documentales realizan una copia extra de tus archivos en un lugar seguro para que puedas recuperarlos fácilmente y solventar así cualquier problema que haya podido surgir.

    Estas copias de seguridad se hacen regularmente, sin que tú tengas que hacer nada. Esto te ahorra tiempo y te permite seguir trabajando sin problemas.
  4. Encriptación de datos: Cuando utilizas un gestor documental, tus archivos importantes están protegidos mediante la encriptación de datos. ¿Qué significa esto? Imagina que tus documentos se convierten en un código secreto que solo tú y las personas autorizadas pueden descifrar.

    La encriptación es como una cerradura digital que mantiene tus archivos seguros. Cuando guardas un documento, este se codifica de manera que sólo puedes acceder a él si tienes la clave correcta. Es como tener un candado que protege tus datos valiosos.

    Es especialmente útil cuando hay intentos de acceder a tus archivos sin permiso. Si alguien intenta abrir tu archivo sin permiso, solo verá un conjunto de carácteres incomprensibles. De esta forma, tus archivos permanecerán confidenciales y solo las personas adecuadas podrán leer su contenido.
  5. Cumplimiento normativo: El cumplimiento normativo implica seguir las leyes y regulaciones establecidas para proteger los datos y la información personal. Existen regulaciones específicas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)  y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

    El RGPD, que se implementó en mayo del 2018, nos da instrucciones sobre cómo mantener seguros y disponibles nuestros documentos. Es muy importante seguir estas normas.

    La LOPD complementa el RGPD a nivel nacional y agrega más normas para proteger los datos personales. Estas leyes nos ayudan a mantener la privacidad y seguridad en la información.

    Es esencial cumplir estas normas para proteger la información y cumplir con la ley. Si usamos un gestor documental que cumpla con estas reglas, podemos estar tranquilos de que nuestros documentos están seguros y se manejan de forma legal.

La importancia de la capacitación y concienciación a los empleados en seguridad

A veces nos enfocamos tanto en la tecnología que olvidamos que las personas que la utilizan juegan un papel importante en mantenernos seguros.

La capacitación consiste en enseñar a los empleados cómo reconocer y evitar posibles problemas de seguridad. Es importante que todos comprendan cómo identificar correos electrónicos sospechosos, proteger sus contraseñas y saber qué hacer si notan algo extraño. La idea es estar preparados y saber cómo protegernos tanto a nosotros mismos como a la empresa.

Además de la capacitación, es esencial que los empleados entiendan por qué la seguridad es importante. También es importante mantenerlos actualizados sobre las últimas amenazas y las formas de protegernos. Esto puede incluir recibir información regular sobre riesgos de seguridad y aprender sobre nuevas técnicas que los ciberdelincuentes usan. 

Por último, para que la capacidad y la concienciación sean efectivas, es fundamental contar con el respaldo y apoyo de la alta dirección. Esto implica demostrar un compromiso firme y asignar los recursos necesarios de formación en seguridad.

Un proceso en constante mejora

En pocas palabras, asegurar la seguridad en la gestión documental es de vital importancia en la era digital.

A lo largo de este artículo, hemos destacado los aspectos clave de la seguridad al usar un gestor documental, así como la capacitación y concienciación de los empleados.

Es importante recordar también que la seguridad en la gestión documental no es un proceso finito, sino que necesita ser mejorada continuamente. Esto significa revisar regularmente, evaluar y tomar medidas para mantenerse actualizados y protegidos.

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